11/10/2022 | Wydanie 30 | Otwórz w przeglądarce
Mniej Więcej
Mniej Rzeczy, Więcej Rezultatów
Mailing o minimalizmie, produktywności i spełnieniu
🗄 Archiwum maili | 👍 Poleć znajomym
Ten mail został Ci przekazany przez znajomego?
Otrzymuj takie co tydzień! Zapisz się tutaj
Dzień dobry, cześć i czołem 👋
Witaj w mailu #30.
Ostatnio wymieniłem obszary, w których można budować procesy. Otrzymałem sporo próśb, aby ten temat dalej pogłębić.
Największym zainteresowaniem cieszyły się procesy związane z karierą. Przyjrzymy się zatem dziś jednemu z nich. Stosuję go osobiście codziennie.
Wierzę, że przyda się on i Tobie - zwłaszcza, jeżeli używasz na co dzień w pracy maila. Jeżeli z kolei posiadasz skrzynkę mailową tylko do użytku osobistego... to czytaj dalej, bo opisywany proces i narzędzia znajdą zastosowanie również w takiej sytuacji.
A zatem - do lektury!
✍️ OTO MAILOWA SUPERMOC
Pamiętasz gdy w szkole potrzebna Ci była jakaś informacja od kolegi bądź koleżanki, a oni Ciebie ignorowali? Co robiło się w takiej sytuacji?
Zazwyczaj dawało im się jakiegoś szturchańca, dźgało ołówkiem, rzucało kulkami papieru... dziwnych sposobów można by wymieniać wiele.
Akcje te sprowadzały się do tego, by zwrócić uwagę takiej osoby na siebie.
ZDEFINIUJMY PROBLEM
Teraz wyobraź sobie typowego maila, którego wysyłasz komuś, ponieważ potrzebujesz od tej osoby jakiejś informacji.
Jest to dość częsty przypadek w pracy, ale zdarza się też przecież często w normalnym życiu. Być może potrzebujesz kopii wyników od lekarza, albo chcesz otrzymać cennik usług firmy zajmującej się montażem mebli.
Wysyłasz maila z pytaniem iii... nic się nie dzieje. Tak jakby wessała go czarna dziura. Jak często Ci się zdarza, że nie otrzymujesz odpowiedzi?
Często, prawda?
A nawet jeśli otrzymujesz odpowiedzi, to czy masz czasem nieprzyjemne wrażenie, że coś uległo przeoczeniu? Ktoś miał wrócić do Ciebie z JAKĄŚ informacją, ale nie pamiętasz z jaką?
Problem polega na tym, że w takich sytuacjach przeciwna strona konwersacji nie znajduje się obok nas i nie można jej szturchnąć ołówkiem.
CO BY BYŁO, GDYBY?
A teraz wyobraź sobie, że masz zbudowany system, który o takie rzeczy dba za Ciebie. Wiesz, na które maile oczekujesz odpowiedzi. Wiesz, do kiedy chcesz tą odpowiedź otrzymać.
Szybko identyfikujesz gagatków, którzy na Twojego maila nie odpowiedzieli. I masz sposób na wyciśnięcie od nich odpowiedzi.
O ile bardziej efektywna byłaby Twoja praca, gdyby odpowiadał Ci każdy? Sporo. Czy ogarniałoby Cię uczucie wewnętrznego spokoju, wiedząc, że nic nie uległo przeoczeniu? Z pewnością.
TO CO MASZ POD RĘKĄ
Podstawowym sposobem obsługi tego typu sytuacji jest wyróżnianie w jakiś sposób maili, na które oczekujemy odpowiedzi. Wariantów jest sporo i oczywiście zależy to od klienta mailowego, którego używasz. Może to być na przykład:
- oznaczanie wysłanych maili gwiazdką (Gmail),
- dodawanie do wysłanych maili specjalnej flagi (np. czerwony follow-up w Outlooku),
- dodawanie siebie do BCC: aby otrzymać kopię wysłanego maila - tak aby stanowił on przypominajkę, że potrzebujemy na niego odpowiedzi,
- zapisywanie sobie "gdzieś z boku", że czekasz na odpowiedź na danego maila.
Tego typu sposoby mają jednak poważny minus. Gdy otrzymasz odpowiedź na wcześniej wysłany mail to Twoja "przypominajka" w postaci gwiazdki, flagi, czy kopii maila nadal zostaje w systemie i musisz ją ręcznie usunąć.
Wydaje się to drobnostką, ale uwierz mi - zaczyna to być olbrzymim problemem przy kilkudziesięciu mailach oczekujących na odpowiedź. Bardzo szybko powstaje organizacyjny bałagan.
Celem systemu jest efektywniejsza praca, a nie tracenie czasu na zarządzanie systemem.
Czas sięgnąć po dodatkowe narzędzia.
SYSTEM, KTÓRY CIĘ NIE ZAWIEDZIE
Rozwiązaniem problemu jest korzystanie z oprogramowania, które zadba o przypominajki za Ciebie.
Sposób 1 - klient mailowy:
- korzystaj z klienta mailowego, który posiada wbudowaną opcję przypominania o mailach, na które nie przyszła odpowiedź. Podczas wysyłania maila definiujesz, do kiedy chcesz otrzymać odpowiedź. Gdy rozmówca nie odpisze to aplikacja Cię o tym powiadomi. Ja do obsługi wszystkich moich prywatnych skrzynek używam Spark, ale polecam go niechętnie bo dopiero co przeszli na model subskrypcyjny 😏 Jeśli znasz inne apki, które mają taką funkcję to daj mi znać. Spark jest rewelacyjny, ale są tańsze sposoby. No i rozwiązanie to nie sprawdzi się w pracy, w której musisz używać Outlooka.
Sposób 2 - wtyczki:
- możesz zacząć korzystać z popularnych wtyczek takich jak Boomerang for Gmail, albo Boomerang for Outlook. Dodają one do Twojego klienta mailowgo funkcję, którą oferuje wcześniej opisany Spark. W darmowej wersji wtyczki te są dość ograniczone więc raczej trzeba się nastawić na wersję płatną (jeśli wysyłasz sporo maili, które chcesz trackować). Jest to dobre rozwiązanie w zastosowaniach prywatnych, natomiast nie każda firma pozwoli Ci zainstalować wtyczkę w służbowym Outlooku.
Sposób 3 - zewnętrzne serwisy
- tutaj dochodzimy do usługi, której używam w pracy z moimi klientami. Muszę używać Outlook, polityka tych firm zabrania instalowania wtyczek. Rozwiązaniem, na które się zdecydowałem jest serwis FollowUpThen. Kosztuje on zaledwie $4 miesięcznie. Jak to działa? Załóżmy, że wysyłasz maila, na którego chcesz otrzymać odpowiedź najpóźniej za 2 dni. Do pola BCC: w mailu dodajesz adres w stylu 2days-r[@]followupthen[.]com. Do serwisu trafia kopia Twojego maila (w ustawieniach bezpieczeństwa możesz ustawić, żeby zapisany był jedynie temat maila, bez jego treści). Jeżeli rozmówca nie odpowie Ci na maila w ciągu dwóch dni to do Twojej skrzynki przyjdzie z FollowUpThen kopia wcześniej wysłanego maila. Jeśli natomiast otrzymasz wcześniej odpowiedź - nie wydarzy się nic. FollowUpThen usunie przypominajkę.
Dzięki używaniu tego typu narzędzi już nigdy nie zdarzy Ci się, że rozmówca nie odpowie na Twojego maila, a Ty tego nie zauważysz.
Wymienione usługi i aplikacje wydobędą na wierzch takie konwersacje umożliwiając Ci przypomnienie się rozmówcy.
Dzięki temu nic nie umyka mojej uwadze i otrzymuję pożądane informacje znacznie szybciej od większości współpracowników. To z kolei pozwala mi szybciej "pchać do przodu" sprawy, za które jestem odpowiedzialny.
Uwierz mi - Twoi przełożeni to zauważą.
Pozdrawiam,
Damian
Więcej o mnie
ICYMI - w poprzednim newsletterze pisałem o pięciu obszarach, w których możesz wdrożyć systemy zwiększające Twoją produktywność.
🤩 WARTE UWAGI
📱 Aplikacja - Mimo (App Store & Google Play). Świetna apka dla chcących szybko przyswoić podstawy programowania w popularnych językach webowych lub w Pythonie. Dobrze się też sprawdza do odświeżenia wiedzy. Baza wiedzy jest bardzo dobrze ustrukturyzowana. W nauce pomagają mini-projekty programistyczne, które pozwalają zastosować nabytą wiedzę w praktyce. Z kolei tablica wyników wprowadza element współzawodnictwa z innymi uczącymi się - co dodatkowo zachęca do codziennego korzystania z apki.
📼 Kanał YouTube - Oversimplified. Jest to kanał o tematyce historycznej, ale treści przedstawione są w sposób, który z pewnością zostanie Ci w pamięci 😉 Zabawne animacje, świetne poczucie humoru i wysoka jakość produkcji - to wszystko znajdziesz na tym kanale. Lubię w nim też to, że nowe treści pojawiają się niezmiernie rzadko (raz na kilka miesięcy). Dzięki temu ogląda się je z jeszcze większą przyjemnością.
🎥 Wideo - 2 Years Of Writing A Book In 30 Minutes (Daily Stoic). Niewielu pisarzy dzieli się swoim procesem twórczym. Na swoim kanale Ryan Holiday pokazuje w jaki sposób powstała jego najnowsza książka. System jaki stosuje Ryan jest wersją metodologii Zettelkasten - polegającej na budowaniu repozytorium wiedzy w postaci karteczek z cytatami i przemśleniami. Nie mam pojęcia jak on ogarnia takie ilości informacji 😅 Natomiast robi wrażenie jego umiejętność konsolidowania informacji z wielu źródeł.
🤔 CYTAT TYGODNIA
Tweet Thomasa Franka (@TomFrankly)
